- Bleibe aufmerksam
- Entscheide selbst, wann du Zeit für E-Mails hast
- Stopfe gelesene Post nicht wieder in den Briefkasten
- E-Mail ist kein Chat
- E-Mail ist kein Kalender, keine Aufgabenliste, keine Referenz
- Vergiss Ordner
Bleibe aufmerksam
Schalte die automatische Abholung neuer E-Mails oder zumindest die Benachrichtigung für eingehende Mails aus. So kannst du während deiner Arbeit konzentriert bleiben und wirst nicht unterbrochen.
Entscheide selbst, wann du Zeit für E-Mails hast
Es kann nicht jeder auf der Welt umgehend nach deiner Aufmerksamkeit verlangen. Das gilt auch bei E-Mails. E-Mails sind ein asynchrones Kommunikationsmittel. Du kannst dir aussuchen, wann du diese liest. Ich empfehle, 2 - 3 mal täglich neue E-Mails zu behandeln.
Stopfe gelesene Post nicht wieder in den Briefkasten
Du bekommst Post, hast Sie gelesen und bearbeitet. Würdest du Sie dann wieder in den Briefkasten stecken? Nein. Das Inbox-Zero-Verfahren ermöglicht dir einen übersichtlichen Posteingang und eine effizienten Umgang mit deinem E-Mail-Verkehr. Nehme dir Inbox Zero einfach mal zu Herzen.
E-Mail ist kein Chat
Wenn du dich dabei erwischt, Antworten direkt nach dem Abenden zu erwarten, hast du das falsche Kommunikatiosmittel gewählt. Starte lieber einen Chat oder greife zum Telefon, da kannst du dich synchron mit dem Adressaten unterhalten.
E-Mail ist kein Kalender, keine Aufgabenliste, keine Referenz
Wenn du Termine per E-Mail abmachst, schreibe sie dir in deinen Kalender. Der ist nämlich viel besser dafür geeignet, dich daran zu erinnern. Gehe genauso mit Aufgaben oder Referenzen/Ressourcen um. Dafür gibt es nämlich auch geeignetere Programme und du musst nicht ständig in deinem E-Mail-Archiv danach suchen.
Vergiss Ordner
Neben den Ordnern, wie z. B. „Eingang“, „Gesendet“, „Papierkorb“ etc. tendieren einige Anwender dazu, unzählige Ordner für eine höcht granulierte Struktur anzulegen und dort die E-Mails fein säuberlich abzulegen. Doch diese Struktr zu pflegen verursacht mehr Aufwand als der Nutzen das rechtfertigen würde. Um E-Mails zu finden, reicht eine Suche aus. Oder eine Sortierung nach Namen, Datum etc. Legt also erledigte E-Mails entweder in einen Ordner namens „Archiv“ oder „Alle Nachrichten“ ab. Geht viel einfacher. Finden statt in 20 Ordnern zu wühlen.
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